A propos de l'EUR
Le campus met à disposition différents espaces pour l’organisation d’événements professionnels, institutionnels ou académiques : réunions, conférences, séminaires, soutenances, formations ou manifestations ponctuelles.
Afin de garantir le bon déroulement des événements et le respect du cadre universitaire, toute demande de location fait l’objet d’une procédure spécifique. Celle-ci permet d’évaluer la faisabilité du projet, d’identifier les espaces les plus adaptés, de préciser les besoins techniques et logistiques, et d’assurer la coordination avec les services concernés.
Cette page vous guide dans la démarche à suivre pour formuler une demande de location : conditions d’accès, pièces à fournir, délais à anticiper et modalités de validation. Nous vous invitons à prendre connaissance de l’ensemble de la procédure avant de déposer votre demande, afin de faciliter son instruction et d’optimiser les délais de réponse.
Comment organiser un évènement sur le Campus Saint Jean d'Angely ?
Attention ! La procédure est différente en fonction du statut du demandeur.Veuillez déposer votre demande en complétant le formulaire GLPI depuis votre intranet.
Veuillez prendre contact avec Nathalie.PAWLICKI afin d’exposer votre projet et en vérifier la faisabilité.
Informations importantes à savoir avant d'envisager un évènement sur le campus
- Délais de dépôt des demandes de réservation de salles
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Les demandes de réservation de salles doivent être transmises :
- Au plus tôt 6 mois avant la date prévue de l'évènement
- Au plus tard 2 mois avant le début de l'évènement.
Au-delà de 6 mois, le campus ne peut garantir la disponibilité des locaux, sauf pour les événements organisés en dehors du calendrier universitaire (de fin mai à fin juillet), période durant laquelle les plannings de salles sont stabilisés.
Attention : Aucune communication (annonce, diffusion d’affiches, invitations, etc.) ne doit être engagée avant la validation formelle de la réservation des salles par le campus. - Périodes autorisées
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Afin de préserver la disponibilité des salles d’enseignement et garantir le bon fonctionnement des activités pédagogiques du campus, il est fortement déconseillé d’organiser votre événement en journée durant la période universitaire.
Nous vous recommandons plutôt :- D’organiser votre événement en fin de journée (après les cours) ou le week-end ;
- Ou de privilégier une période en dehors du calendrier universitaire (de fin mai à fin juillet), si vous souhaitez organiser votre événement en journée.
Ces restrictions s’appliquent uniquement aux événements organisés dans les locaux des bâtiments SJA1 (EUR Economie et Management) et SJA2 (IAE), qui accueillent principalement des activités pédagogiques.
Les événements organisés sur SJA3 (MSHS) peuvent, quant à eux, être programmés tout au long de l’année, sans contrainte liée au calendrier universitaire. - Frais supplémentaires
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Selon la nature et l’ampleur de l’événement, des frais peuvent être facturés, notamment pour :
- La sécurité (présence d’agents, contrôle des accès, etc.) ;
- Le nettoyage et/ou la remise en état des locaux avant ou après l’événement ;
- La mise à disposition des locaux.
Le cas échéant, un devis sera transmis par le campus Saint Jean d’Angely.
- Règles applicables en matière de sûreté et de sécurité
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Sur la base des éléments transmis, le campus définira, en lien avec l’organisateur, le dispositif de sûreté et de sécurité à mettre en place (pré-inscription des participants, recours à une société de sécurité pour contrôler les entrées…).
Si la nature de la manifestation l’exige, il pourra également être demandé à l’organisateur de compléter un formulaire de déclaration d’événement, susceptible d’être transmis aux autorités compétentes.
Les critères applicables figurent en annexe de la procédure générale relative à l’organisation d’événements sur le campus Saint Jean d’Angely.