Assistante de direction
Depuis combien de temps travaillez-vous à Université Côte d’Azur ?
Depuis 2003 où j’ai été recrutée au service des traitements à l’UFR de Droit, Sciences Politiques, Économiques et Gestion de l’Université de Nice Sophia Antipolis1.
Aujourd'hui, en quoi consiste votre travail ?
Depuis septembre 2010, je suis assistante de direction à ELMI (ex ISEM Institut Supérieur d’Économie et de Management2).
Mon rôle consiste à assurer l’interface entre l’EUR et les services centraux de l’Université, les collectivités territoriales, les entreprises et les entités présentes sur le Campus Saint Jean d’Angely.
Je gère les agendas de la direction. Outre la gestion des rendez-vous, le traitement du courrier, la réception et le filtrage des appels, l’accueil des visiteurs et la logistique des réunions, je sers de lien entre les enseignants (50 enseignants titulaires et 200 intervenants extérieurs), les services de l’EUR, la scolarité et les étudiants (3000 étudiants).
Depuis 2003 où j’ai été recrutée au service des traitements à l’UFR de Droit, Sciences Politiques, Économiques et Gestion de l’Université de Nice Sophia Antipolis1.
Aujourd'hui, en quoi consiste votre travail ?
Depuis septembre 2010, je suis assistante de direction à ELMI (ex ISEM Institut Supérieur d’Économie et de Management2).
Mon rôle consiste à assurer l’interface entre l’EUR et les services centraux de l’Université, les collectivités territoriales, les entreprises et les entités présentes sur le Campus Saint Jean d’Angely.
Je gère les agendas de la direction. Outre la gestion des rendez-vous, le traitement du courrier, la réception et le filtrage des appels, l’accueil des visiteurs et la logistique des réunions, je sers de lien entre les enseignants (50 enseignants titulaires et 200 intervenants extérieurs), les services de l’EUR, la scolarité et les étudiants (3000 étudiants).
J’assiste aussi aux différents comités de l’EUR et du Campus et propose un Procès -Verbal au directeur.
En dehors de ces missions inhérentes au poste, je m’occupe aussi de la gestion des salles de réunion et des véhicules du Campus. Je gère les stocks (fournitures, toges, …).
Je participe aux journées évènementielles telles que les journées Portes Ouvertes et la remise des diplômes et j’y organise les buffets.
Par ailleurs, je réceptionne et numérise les conventions de partenariat pour permettre un meilleur suivi pour leur renouvellement et une plus grande visibilité.
Pouvez-vous nous raconter votre quotidien au secrétariat de direction ?
J’aime commencer tôt pour m’organiser. Je débute en discutant avec le personnel de l’accueil sur les différentes tâches de la journée.
Après je n’ai pas de journée type. Tout va dépendre des réunions, des évènements prévus. Je vais alterner les appels, m’occuper des réservations, préparer les PV, contacter les fournisseurs pour les devis. Je reçois aussi bien les enseignants, les collègues sur tous les tracas engendrés au quotidien.
Vu la diversité des tâches, je ne fais jamais la même chose, j’ai la chance d’avoir des journées très variées sans aucune routine.
Quel a été votre parcours jusqu’à l’EUR ELMI ?
Titulaire d’une maitrise en droit des affaires obtenue à l’Université Lyon III, j’ai tout d’abord été cadre commerciale dans une entreprise informatique (UNISYS) puis j’ai exercé pendant treize ans en qualité de conseillère de clientèle dans une multinationale (GE CAPITAL BANQUE).
Recrutée en septembre 2003 au service des traitements, je suis devenue responsable du service des inscriptions à l’UFR Droit en janvier 2008 et régisseur puis Responsable du bureau pédagogique Master 1 Economie Gestion à l’UFR Droit , Sciences Politiques, Economiques et Gestion jusqu'en septembre 2010.
Qu’est-ce qui vous plaît essentiellement dans votre travail ?
Ce que j’apprécie le plus est la diversité des tâches.
Ce n’est pas qu’un travail administratif, c’est un mixte, riche en contacts humains et en projets !
C’est un poste qui a évolué au fil du temps et qui continue à évoluer.
Après toutes ces années, pouvez-vous nous dire quel est votre plus beau souvenir ?
Le choix est difficile, car il y en a beaucoup.
Si je dois choisir, je dirai que c’est la préparation de la 1ʳᵉ remise des diplômes en 2011 où il a fallu tout créer. Ce fut un travail difficile, mais le résultat a dépassé nos espérances.
10 ans plus tard, j’adore toujours cette soirée particulièrement parce que c’est un moment magique pour les étudiants et leurs parents ainsi que pour toute l’équipe d’ELMI.
1 Université Côte d'Azur depuis le 1er janvier 2020
2 Structure remplacée par ELMI depuis le 1er janvier 2020
Date de l'interview : Avril 2022